Política de Tratamiento de Datos

Política de Tratamiento de Datos Personales

Notaría 47 del Círculo de Bogotá

Versión 1.0. Fecha de entrada en vigencia: 27/09/2026

1. Identificación del Responsable

El Responsable del Tratamiento de los datos personales a los que se refiere esta Política es la Notaría 47 del Círculo de Bogotá, a cargo del Dr. Billy Raúl Escobar Pérez, Notario 47 del Círculo de Bogotá.

• Nombre: Notaría 47 del Círculo de Bogotá. Notario: Dr. Billy Raúl Escobar Pérez.
• NIT: 19.467.764-2, correspondiente al Notario Billy Raúl Antonio Escobar Pérez, persona natural
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Calle 101 #45A-32, Suba, Bogotá D.C.
• Teléfono: (601) 743 0550
• WhatsApp: +57 302 438 9422
• Correo electrónico: contacto@notaria47.com.co
• Correo para solicitudes sobre datos personales: datospersonales@notaria47.com.co
• Sitio web: https://notaria47.com.co
• Horario de atención: lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

2. Marco normativo

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política y de las siguientes normas:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 (reglamentación de la Ley 1581 de 2012) y Capítulo 26 (Registro Nacional de Bases de Datos).
• Ley Estatutaria 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable a información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales, contenidas en su Circular Única y en sus guías.
• Decreto-Ley 960 de 1970 (Estatuto Notarial) y Decreto 2148 de 1983, compilado en el Decreto 1069 de 2015, que regulan la función notarial, la fe pública y la conservación del protocolo.
• Decreto-Ley 019 de 2012, en lo relativo a la verificación de identidad mediante la consulta de la huella dactilar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Normas sobre prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, incluidas las instrucciones de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) y las resoluciones de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) aplicables a los notarios.
• Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y demás normas archivísticas aplicables.

3. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos, físicas o digitales, que sean objeto de Tratamiento por parte de la Notaría 47 del Círculo de Bogotá, y a los Encargados que traten datos por cuenta de ella. Cubre, entre otros, a usuarios de los servicios notariales, comparecientes, otorgantes, testigos, apoderados, representantes legales, visitantes de la sede, visitantes del sitio web, aspirantes a empleo, colaboradores, proveedores y contratistas.

4. Definiciones

Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, en especial las siguientes:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita mediante la cual se informa al Titular sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y los contenidos en documentos públicos que no estén sometidos a reserva.
• Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar a su Titular y a un sector o grupo de personas, como los datos financieros y crediticios.
• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, los datos de salud, de vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, para que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

5. Principios del Tratamiento

La Notaría aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo recolectamos los datos pertinentes y adecuados para cada finalidad, los tratamos de forma segura y los compartimos únicamente con las personas autorizadas o en los casos que la ley permite.

6. Naturaleza de la función notarial y alcance de esta Política

El notariado es un servicio público que se presta por los notarios en ejercicio de la función fedante, conforme al Decreto-Ley 960 de 1970 y al Decreto 2148 de 1983. Por esta razón, usted debe conocer las siguientes particularidades:

1. Tratamiento por mandato legal. Buena parte de los datos que la Notaría trata son necesarios para cumplir funciones legales, como identificar a los comparecientes, extender escrituras públicas, autenticar firmas y documentos, registrar actos del estado civil y expedir copias y certificados. De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, cuando se trata de datos de naturaleza pública o de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Aun así, la Notaría le informa sobre el Tratamiento y respeta sus derechos.
2. Protocolo notarial. Las escrituras públicas y sus documentos anexos forman parte del protocolo, que la Notaría tiene el deber legal de custodiar y conservar. Los datos incorporados en el protocolo y en los registros del estado civil no pueden ser suprimidos ni modificados por solicitud del Titular, salvo por los procedimientos que la ley establece, por ejemplo mediante escritura de aclaración o corrección, o por orden de autoridad competente.
3. Copias y certificados. La expedición de copias de escrituras y registros se rige por las normas notariales y del registro civil, incluidas las reglas de reserva que la ley establezca para ciertos actos.
4. Reportes obligatorios. La Notaría debe entregar información a autoridades como la UIAF, la Superintendencia de Notariado y Registro, la DIAN, la Registraduría Nacional del Estado Civil, y las autoridades judiciales y administrativas que la soliciten en ejercicio de sus funciones.

7. Datos personales que tratamos

Según el servicio o la relación que tenga con la Notaría, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento o expedición, nacionalidad, estado civil, firma, fotografía.
• Datos de contacto: dirección, teléfono, WhatsApp, correo electrónico.
• Datos biométricos: huella dactilar, imagen facial y resultado de la validación biométrica ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Datos contenidos en los actos notariales: información patrimonial, sobre inmuebles, vehículos y sociedades, relaciones familiares, datos de registro civil, datos de salud cuando el acto lo requiera (por ejemplo, documentos de voluntad anticipada o donación de órganos), y demás datos que usted incluya en los documentos que presenta.
• Datos financieros y tributarios: valores de los actos, medios de pago, información para facturación electrónica y la exigida en materia de prevención del lavado de activos.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y datos obtenidos mediante cookies, según se explica en la sección 12.
• Imágenes de videovigilancia captadas en la sede.
• Datos laborales y contractuales de colaboradores, aspirantes, proveedores y contratistas.

8. Tratamiento y finalidades

La Notaría podrá recolectar, almacenar, usar, consultar, circular, actualizar y, cuando proceda, suprimir sus datos personales para las siguientes finalidades:

8.1. Usuarios de los servicios notariales

• Verificar su identidad, incluso mediante validación biométrica ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Prestar los servicios notariales solicitados: escrituras públicas, autenticaciones, reconocimientos de firma y contenido, declaraciones extraprocesales, registro civil, conciliaciones, sucesiones, matrimonios, divorcios y demás trámites de competencia notarial.
• Incorporar la información al protocolo y a los libros y archivos de la Notaría, y expedir copias y certificados.
• Liquidar derechos notariales, recaudar impuestos y contribuciones, y emitir facturación electrónica.
• Cumplir las obligaciones del sistema de prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, incluidos los reportes a la UIAF conforme a las instrucciones de la SNR.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas y de control.
• Atender sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF).
• Comunicarse con usted sobre el estado de sus trámites, citas y documentos, por teléfono, correo electrónico o WhatsApp.
• Medir la satisfacción con el servicio y mejorar la atención.

8.2. Visitantes de la sede

• Controlar el acceso y garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, incluso mediante videovigilancia.

8.3. Visitantes del sitio web

• Responder las solicitudes enviadas por formularios de contacto o cotización.
• Proteger el sitio contra spam y usos abusivos.
• Obtener estadísticas de uso para mejorar el sitio.

8.4. Colaboradores, aspirantes, proveedores y contratistas

• Adelantar procesos de selección, contratación, afiliación a seguridad social, pago de nómina y honorarios, y cumplir obligaciones laborales, contables y tributarias.
• Gestionar la relación contractual con proveedores y contratistas, y verificar su información en listas restrictivas.

9. Autorización del Titular

Cuando la ley lo exige, la Notaría solicita su autorización previa, expresa e informada a más tardar al momento de recolectar sus datos, indicándole qué datos se recolectan y para qué finalidades. La autorización puede otorgarse:

1. Por escrito, en formatos físicos o electrónicos dispuestos en la sede.
2. De forma oral, en la atención telefónica o presencial, dejando constancia.
3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que usted la otorgó. El silencio nunca se entenderá como autorización.
4. En el sitio web, marcando la casilla de aceptación que acompaña cada formulario, la cual no viene marcada por defecto y remite a esta Política. Sin esa aceptación el formulario no puede enviarse.

La Notaría conserva prueba de la autorización. Como se indicó en la sección 6, no se requiere autorización para el Tratamiento de datos públicos, de datos del registro civil, de información requerida por mandato legal o por orden judicial, ni en casos de urgencia médica o sanitaria, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Datos sensibles y datos biométricos

Algunos datos que tratamos son sensibles, en especial los datos biométricos (huella dactilar e imagen facial) usados para verificar su identidad, las imágenes de videovigilancia y los datos de salud que puedan constar en ciertos actos.

Aviso importante: por tratarse de datos sensibles, usted no está obligado a autorizar su Tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos. La respuesta a preguntas sobre datos sensibles es facultativa. Ninguna actividad se condiciona a que usted suministre datos sensibles, salvo que la ley lo exija.

Tenga en cuenta que la identificación de los comparecientes es un deber legal del notario, y que la verificación de la huella dactilar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil se realiza en cumplimiento de las normas notariales y del Decreto-Ley 019 de 2012 y de las instrucciones de la SNR, con el fin de prevenir la suplantación de identidad y el fraude. Si usted no permite la verificación biométrica, la Notaría le informará los medios alternativos de identificación que la ley permita, o las razones por las que no es posible prestar el servicio.

Los datos biométricos se usan únicamente para la verificación de identidad, se tratan con medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido, y no se usan para fines comerciales.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, la Notaría trata datos de menores de edad solo cuando son de naturaleza pública, como los del registro civil de nacimiento, o cuando el Tratamiento es necesario para un trámite notarial (por ejemplo, permisos de salida del país, reconocimiento de hijos o actos de familia). En todo caso:

• Se respeta el interés superior del niño, niña o adolescente y sus derechos fundamentales.
• La autorización, cuando se requiera, la otorga su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, según su madurez y capacidad de entendimiento.
• El sitio web no está dirigido a menores de edad y no se recolectan intencionalmente sus datos por ese medio.

12. Sitio web, formularios, cookies y analítica

En https://notaria47.com.co tratamos datos de la siguiente forma:

• Formularios: los datos que usted escribe (nombre, correo, teléfono, mensaje) se usan para responder su solicitud. Antes de enviarlos debe marcar la casilla que indica que ha leído y acepta esta Política.
• Cookies: son pequeños archivos que el sitio guarda en su navegador. Usamos cookies técnicas, necesarias para el funcionamiento del sitio, y cookies de analítica.
• Google Analytics y Google Site Kit: nos permiten conocer de forma estadística cómo se usa el sitio (páginas visitadas, tiempo de permanencia, tipo de dispositivo, ubicación aproximada). Esta información es procesada por Google.
• Google reCAPTCHA: protege los formularios contra spam y abusos. Para ello Google analiza información del dispositivo y del comportamiento de navegación. Su uso está sujeto a la Política de Privacidad y a los Términos de Servicio de Google.
• WhatsApp: si usted nos escribe por WhatsApp, su número y mensajes también son tratados por el proveedor de ese servicio, según sus propias condiciones.

Usted puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, y puede instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics. Bloquear algunas cookies puede afectar el funcionamiento del sitio.

13. Videovigilancia

La sede de la Notaría cuenta con cámaras de videovigilancia, señalizadas mediante avisos visibles, con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, y servir de prueba ante autoridades cuando sea necesario. Las cámaras no se ubican en espacios íntimos como baños. Las grabaciones se conservan por un tiempo limitado de treinta (30) días calendario, salvo que deban conservarse por más tiempo por un incidente o por solicitud de autoridad competente, y solo se entregan a las autoridades o a quien acredite un interés legítimo conforme a la ley.

14. Transmisiones y transferencias de datos

14.1. Entrega a autoridades

La Notaría entrega información a autoridades públicas cuando la ley lo exige, entre ellas la Registraduría Nacional del Estado Civil, la SNR, la UIAF, la DIAN, las oficinas de registro de instrumentos públicos, la Secretaría de Hacienda y las autoridades judiciales.

14.2. Encargados y proveedores tecnológicos

Para operar, la Notaría puede transmitir datos a Encargados que la apoyan, como proveedores de software notarial, validación biométrica, facturación electrónica, alojamiento web, correo electrónico y almacenamiento en la nube. Estos Encargados actúan por cuenta de la Notaría, bajo contratos o condiciones que los obligan a tratar los datos según esta Política, a guardar confidencialidad y a proteger la seguridad de la información, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

14.3. Transmisiones y transferencias internacionales

Algunos proveedores, en particular Google LLC (Google Analytics, Site Kit, reCAPTCHA y, en su caso, Google Workspace) y Meta (WhatsApp), pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia, como en Estados Unidos y otros países. La Notaría procura que estos países cuenten con niveles adecuados de protección según los estándares de la SIC, o que existan garantías contractuales suficientes, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y de las instrucciones de la SIC. Al aceptar esta Política en el sitio web, usted autoriza de forma expresa estas transferencias y transmisiones internacionales para las finalidades descritas.

15. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Notaría o sus Encargados, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Notaría.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta Política. Si consulta con mayor frecuencia, solo podrán cobrarse los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.

La expedición de copias de escrituras, registros civiles y demás documentos notariales se rige por las normas notariales y causa los derechos fijados por la SNR. Ese trámite es distinto a la consulta gratuita de datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación; y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de los menores los ejercen sus representantes legales.

16. Área responsable de la atención de solicitudes

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es el [ÁREA RESPONSABLE: SE SUGIERE “ÁREA DE PQRSF”], a cargo de [NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE]. Usted puede contactarla por los siguientes canales:

• Correo electrónico: datospersonales@notaria47.com.co
• Presencial o por escrito: Calle 101 #45A-32, Suba, Bogotá D.C., de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Teléfono: (601) 743 0550
• WhatsApp: +57 302 438 9422, solo para orientación. Las consultas y reclamos formales deben presentarse por correo electrónico o por escrito para dejar constancia.

17. Procedimiento para consultas y reclamos

17.1. Contenido de la solicitud

Su solicitud debe incluir: nombre completo y número de identificación del Titular; descripción clara de lo que solicita; dirección física o electrónica para recibir respuesta; y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa en nombre de otra persona, debe adjuntar el documento que acredite su calidad.

17.2. Consultas

Mediante una consulta usted puede conocer la información personal que reposa en nuestras bases de datos. Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla en ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17.3. Reclamos

Si usted considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierte un posible incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo, que se tramitará conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

1. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si la Notaría no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informará de ello.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que se decida.
4. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17.4. Requisito de procedibilidad

Usted solo podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Notaría, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

18. Revocatoria de la autorización y supresión de datos

Usted puede en cualquier momento revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos mediante un reclamo, por los canales gratuitos indicados en la sección 16. La revocatoria puede ser total o parcial, por ejemplo, solo respecto de encuestas de satisfacción o comunicaciones informativas.

La revocatoria y la supresión no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos. En el caso de la Notaría esto ocurre, entre otros, con:

• Los datos contenidos en el protocolo notarial, las escrituras públicas y sus anexos.
• Los registros del estado civil y los libros y archivos que la ley ordena conservar.
• La información exigida por las normas de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, durante el plazo legal de conservación.
• Los soportes contables, tributarios y de facturación, durante el plazo legal.

En estos casos, la Notaría le explicará las razones por las que no procede la supresión y mantendrá los datos bajo las medidas de seguridad y reserva aplicables. Si la Notaría no atiende su solicitud procedente dentro del término legal, usted puede acudir a la SIC.

19. Deberes del Responsable y de los Encargados

19.1. Deberes de la Notaría como Responsable

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Notaría se compromete a:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización, cuando sea necesaria.
3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información y comunicar oportunamente al Encargado las novedades.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado.
8. Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
9. Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
10. Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
12. Informar al Encargado cuando la información esté en discusión por el Titular.
13. Informar al Titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
15. Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

19.2. Deberes de los Encargados

Conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los Encargados deben, entre otros: garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data; conservar la información con seguridad; actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente; actualizar la información reportada por el Responsable dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo; tramitar consultas y reclamos; registrar la leyenda “reclamo en trámite” e “información en discusión judicial” cuando corresponda; abstenerse de circular información controvertida o bloqueada por la SIC; permitir el acceso solo a personas autorizadas; informar a la SIC sobre incidentes de seguridad; y cumplir las instrucciones de la SIC.

20. Medidas de seguridad

La Notaría adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• Acceso restringido a la información según el cargo y la necesidad del servicio.
• Custodia física del protocolo y de los archivos en espacios controlados.
• Usuarios y contraseñas individuales, y registro de accesos en los sistemas notariales y biométricos.
• Copias de respaldo periódicas y protección contra software malicioso.
• Conexión cifrada (HTTPS) en el sitio web.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores, proveedores y Encargados.
• Capacitación del personal en protección de datos personales.
• Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad, incluido el reporte a la SIC cuando corresponda.

21. Conservación de la información y vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de la Notaría estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y durante los plazos de conservación que exijan las normas aplicables, así:

• Protocolo notarial, escrituras públicas, registros del estado civil y libros notariales: conservación permanente, conforme al Decreto-Ley 960 de 1970, al Decreto 2148 de 1983 y a las normas archivísticas.
• Información de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo: durante el plazo que fijen las normas e instrucciones aplicables.
• Información contable, tributaria y de facturación: durante el plazo legal aplicable.
• Información laboral: durante el plazo que exijan las normas laborales y de seguridad social.
• Datos de contacto, formularios web y PQRSF: mientras se atiende la solicitud y por el tiempo necesario para dejar constancia de la atención, y como máximo dos (2) años contados desde la respuesta, salvo que la ley o las tablas de retención documental de la Notaría exijan un plazo mayor.
• Grabaciones de videovigilancia: según lo indicado en la sección 13.

Cumplidas las finalidades y los plazos legales, los datos se suprimirán de forma segura, salvo que deban conservarse por disposición legal.

22. Registro Nacional de Bases de Datos

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de bases de datos sujetas a Tratamiento, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y al Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015. Cuando la Notaría se encuentre obligada, inscribirá sus bases de datos en el RNBD, las actualizará dentro de los plazos fijados por la SIC y reportará las novedades que correspondan. [CONFIRMAR SI LA NOTARÍA ESTÁ OBLIGADA A INSCRIBIRSE Y, EN SU CASO, EL ESTADO DE LA INSCRIPCIÓN]

23. Modificaciones a esta Política

La Notaría podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios normativos, a instrucciones de las autoridades o a cambios en sus procesos. Los cambios sustanciales, en especial los relativos a la identificación del Responsable o a las finalidades del Tratamiento, se le comunicarán de manera oportuna y eficiente antes de su implementación, mediante publicación en https://notaria47.com.co, avisos en la sede o por correo electrónico. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento, se solicitará una nueva autorización.

24. Entrada en vigencia

Esta Política rige a partir del 27 de septiembre de 2026 y deja sin efecto las versiones anteriores. Estará disponible en https://notaria47.com.co/politica-tratamiento-datos/ y en la sede de la Notaría.

Dr. Billy Raúl Escobar Pérez Notario 47 del Círculo de Bogotá